E-mail di follow-up dopo una riunione con un cliente: modello ed esempi
Cosa scrivere dopo la chiamata, in modo che il cliente abbia accordi chiari, scadenze e il passo successivo.
Una lettera è una chiara continuazione della conversazioneSalva tre diversi tipi di informazioni
Risposta breve
Nella lettera successiva all'incontro, specificare l'argomento della conversazione, le decisioni confermate, le azioni con responsabili e scadenze, le domande aperte e una richiesta al destinatario. Tale follow-up aiuta a continuare a lavorare dopo la chiamata. Di seguito è riportato un modello per la copia e tre esempi per situazioni diverse.
Indice
Cosa deve restare dopo l’incontro
Hai finito la chiamata e sei sicuro di aver concordato il passo successivo. Dopo due giorni si scopre: il cliente era in attesa di una stima, tu sei il materiale originale, e ognuno ha capito il termine a modo suo. La lettera ha bisogno di tali differenze per diventare visibile in una volta.
Un buon seguito permette al destinatario di rispondere a tre domande in un minuto: quello che abbiamo deciso, quello che sta accadendo ora e ciò che mi viene richiesto. Pertanto, non ottiene l'intera conversazione, ma informazioni per continuare il lavoro.
Se hai bisogno di un documento interno dettagliato, usa protocollo con decisioni sulla registrazione della riunione. Nella lettera al cliente, brevi risultati e riferimenti ai materiali di cui ha veramente bisogno.
Chi scrive? D'accordo su questo alla fine della chiamata. Una frase amichevole: “Raccoglierò i risultati e ti invierò una lettera con i nostri prossimi passi”. Poi i partecipanti capiscono da chi attendere il messaggio.
Struttura di scrittura: Sei blocchi corti
| Blocco | Cosa includere | Cosa evitare |
|---|---|---|
| Tema | Progetto, oggetto di discussione e data | “Sulla nostra questione” senza contesto |
| L'introduzione | Una frase su quale incontro stiamo parlando | Lungo grazie per mezza pagina |
| Soluzioni | Cosa hanno confermato i partecipanti | Idee registrate come decisioni prese |
| Azioni | Risultato, termine responsabile e concordato | "Capiamolo presto" |
| Domande aperte | Cosa bisogna chiarire e da chi | Indovina invece di perdere i dati |
| Risposta del destinatario | Una richiesta chiara per il passo successivo | “Aspettare feedback” senza specificare |
La dicitura “Lancio del catalogo: i risultati dell’incontro del 23 settembre”, “Progetto “Nord”: materiali per il calcolo” o “Servizio demo: domande e il passo successivo” sarà adatto all’argomento. Su una tale linea, la lettera è più facile da trovare e trovare in seguito.
Scrivi “invii un elenco di articoli prima del 25 settembre” solo se il cliente lo ha confermato. Se hai offerto una scadenza, designa come frase: “È conveniente inviare una lista prima del 25 settembre?”
Modello di lettera dopo la riunione
Copia il testo e sostituisci i campi in parentesi quadre. Rimuovere blocchi che non sono correlati alla riunione. Non lasciare le sezioni formali vuote.
[Nome], buon pomeriggio!
Ho raccolto i risultati della nostra conversazione sul compito del cliente.
Confermato:
[Decisione 1].
[Decisione 2].
Le seguenti azioni:
[Nome / partito] — [risultato specifico] — [limita concordata].
[Nome / partito] — [risultato specifico] — [limita concordata].
Dobbiamo chiarire:
[Una domanda che è rimasta aperta, e a chi è rivolta].
Materiali: [link a documenti promessi con spiegazione che è dentro].
Si prega di [un'azione: confermare la composizione del lavoro / scegliere l'opzione / inviare i dati]. Se ho registrato in modo impreciso un accordo, correggimi.
[Nome, posizione, contatto]
Non trasformare l’ultima riga in una richiesta formale per “confermare tutto”. Specificare quale risposta dipende dalla continuazione del lavoro. Ad esempio: “Conferma, per favore, chi sarà d’accordo sul layout da parte tua”.
Tre esempi per situazioni diverse
Tutti i nomi, i progetti, i termini e le circostanze di seguito sono immaginari.
1. Dopo il primo incontro: aspettiamo i dati iniziali
Anna, buon pomeriggio!
L'incontro ha discusso il catalogo per i clienti all'ingrosso. Nella prima fase, è necessario carte prodotto e un modulo di richiesta prezzi. Il pagamento online in questa fase non è incluso.
I seguenti passaggi:
- Si invia un elenco di categorie e un esempio di una scheda prodotto fino al 25 settembre.
- Preparo una valutazione fino al 29 settembre se i materiali vengono ricevuti entro il tempo concordato.
Non ha ancora stabilito chi aggiornerà i prezzi. Per favore dimmi, è questo il compito del tuo dipendente o dovrebbe essere incluso nella nostra valutazione?
Alexei
La lettera separa il volume concordato dall'interrogazione aperta. La condizione per preparare una valutazione può essere vista accanto al termine - non deve essere cercata nel record.
2. Dopo la discussione: la scadenza non è ancora stata concordata
Anna, buon pomeriggio!
Concordato un nuovo ordine di sezioni. Il lancio di venerdì è stato discusso come la data desiderata; la scadenza non è stata ancora confermata.
Controllerò la quantità di miglioramenti e domani fino alle 12:00 invierò un'eventuale data di lancio. Hai bisogno di una risposta su due schede prodotto: lasciare foto attuali o sostituire?
Mentre fisso venerdì come punto di riferimento. La data di lancio sarà confermata da un messaggio separato dopo la valutazione.
Alexei
Qui è utile scrivere direttamente che non c’è ancora una soluzione. Le frasi “discusse”, “proposte” e “concordate” descrivono diversi stati di lavoro.
3. Il cliente non ha risposto alla lettera finale
Anna, buon pomeriggio!
Torno alla nostra lettera di catalogo. Non c'è abbastanza esempio di una scheda prodotto per la valutazione. Dimmi quando è comodo mandarlo?
Se la preparazione dei materiali è ancora rinviata, si prega di informare - concordare una nuova data di calcolo. Duplico l'elenco dei dati necessari di seguito in corrispondenza.
Alexei
Questo promemoria spiega il motivo dell'appello e consente di rispondere brevemente. Non è necessario raccontare nuovamente la riunione o aumentare la pressione con ogni messaggio.
Come scrivere una lettera sulla registrazione della chiamata
Se il record è lungo, prima ottenere il suo testo, quindi trovare frammenti con soluzioni, promesse e chiarimenti. Sammari è conveniente per un punto di riferimento, ma le date, gli importi, i nomi e le condizioni controllano dal record stesso.
- Preparare una registrazione che può essere elaborata. Verificare che la chiamata corretta sia selezionata e che il suo utilizzo corrisponda agli accordi con i partecipanti.
- Inviare un file a Transkribator per l'elaborazione. Ottieni la trascrizione con i timecode. L'accuratezza dipende dal record originale; i nomi e i numeri possono richiedere la correzione.
- Raccogliete solo i giusti frammenti. Scrivere soluzioni, azioni e aprire domande in tre gruppi separati.
- Verificare il significato degli obblighi. Ascoltate con particolare attenzione le parole “se”, “possibilmente”, “dopo accordo” e “provare”.
- Compila il modello di lettera. Ridurre le ripetizioni, aggiungere i materiali promessi e formulare una richiesta al destinatario.
| Nella registrazione | Come riflettere nella lettera |
|---|---|
| “Cercheremo di dare il layout giovedì se otterremo foto oggi”. | “Thurster è stato discusso come un punto di riferimento quando ha scattato foto oggi. Il termine richiede la conferma”. |
| "Sì, manderò la lista fino a domani, fino a 15 ore." | Anna invia la lista fino al 24 settembre, 15:00. Data e nome – dopo la riconciliazione con il contesto di una particolare riunione. |
| “Sarebbe bello aggiungere un’altra versione inglese”. | “La domanda aperta è: è necessaria la versione inglese ed è in questa fase?” |
I frammenti nella tabella sono esempi di formazione, non estratti dai record dei clienti.
Controlli e mandi tu stesso la lettera. Transkribator aiuta a preparare una base di testo e tornare nei giusti luoghi di conversazione. Procedura dettagliata per la verifica - nell'articolo Come controllare e correggere la trascrizione.
Cosa controllare prima dell'invio
- Dall'argomento è chiaro su quale discorso di progetto o di convocazione.
- Ogni “concordato” è confermato dalla conversazione.
- I compiti hanno un risultato specifico, un periodo responsabile e concordato o un marchio che il termine è specificato.
- “Domani” e “il venerdì” sono sostituiti da date; per l’orario, viene indicato un fuso orario se i partecipanti lavorano in diverse regioni.
- I file promessi sono allegati, i link vengono aperti al destinatario.
- Cancellati ulteriori informazioni personali e commenti interni.
- Il destinatario comprende quale domanda rispondere prima.
Se il partecipante ha inviato un emendamento, aggiornare il paragrafo desiderato nella stessa corrispondenza. Per esempio: “Esegui il termine di layout: 28 settembre invece del 25”. La squadra avrà una versione chiara dell'accordo.
Domande frequenti
Quando inviare una lettera dopo l’incontro?
Scegli una regola di lavoro: prepara una lettera il giorno stesso o il giorno lavorativo successivo. Se hai promesso materiali per un certo tempo, concentrati su questa disposizione. Quando il calcolo non è ancora pronto, inviare i risultati verificati e specificare separatamente quando si ritorna con il calcolo.
In che modo il follow-up è diverso dal protocollo?
In questo articolo, il follow-up è una breve lettera per continuare a comunicare con il cliente. Il protocollo può registrare il corso di discussione, i partecipanti e le decisioni. Se il documento dettagliato esiste già, la lettera può lasciare le azioni principali e fare riferimento ad essa.
Posso inviare un sammari automatico al cliente?
Usalo come bozza. Controllare i fatti, le promesse, le condizioni e la composizione dei destinatari, quindi modificare il testo per il compito della lettera. Per il cliente, il passo successivo è di solito più importante della rivisitazione dell'intera chiamata.
Cosa fare se il cliente è silenzioso?
Tornare a una domanda specifica nella stessa corrispondenza. Se la data di risposta è stata concordata, ricordami dopo; in caso contrario, selezionare un intervallo ragionevole, tenendo conto dell'urgenza del compito. L'assenza di una risposta non viene utilizzata come conferma di lavoro del periodo conteso o come nuova mole di lavoro.
Materiale aggiuntivo: Raccomandazioni Dropbox sulle lettere dopo l'incontro. Modelli, situazioni di allenamento e tabelle di verifica in questa pagina sono preparati dal team di Transkribator.
Controlla prima la conversazione. Allora invia la lettera.
Invia per elaborare il record in Transkribator, ottenere testo con i timecode e trovare soluzioni che devono essere trasferite al cliente. Da una trascrizione provata, è più facile raccogliere una breve lettera senza mancate condizioni.
Trascrivere la registrazione della riunione10 minuti gratis dopo l'iscrizione. La qualità del riconoscimento dipende dalla registrazione.