Preparare una trattativa dalla registrazione della riunione precedente: scheda di lavoro
Preparate il prossimo incontro recuperando posizioni, interessi, condizioni e domande aperte dalla registrazione precedente. Con un esempio di scheda.
Partite da una ricostruzione condivisa dell’ultimo dialogo
Prima di incontrarsi di nuovo, è facile ricordare la concessione sperata e dimenticare la condizione. «Possiamo anticipare, se i materiali sono pronti» diventa «Hanno promesso di anticipare». La registrazione recupera la frase intera e offre una base affidabile per il seguito.
La scheda serve al vostro gruppo. Si distingue dal verbale perché, oltre ai fatti confermati, contiene ipotesi, domande, opzioni e limiti decisionali interni. Segnalate queste differenze affinché i colleghi non scambino una supposizione sull’altra parte per un fatto accertato.
Preparate gli elementi verificabili e le opzioni
Ricostruite i punti confermati
Individuate accordi, rifiuti, condizioni e impegni a chiarire informazioni. Conservate i riferimenti temporali dei passaggi contestati. Consultate i documenti in vigore. Se le condizioni sono cambiate dopo la riunione, usate la versione concordata più recente insieme alla registrazione.
Distinguete posizione e interesse
La posizione indica la condizione desiderata. L’interesse spiega a che cosa serve. «Dobbiamo partire prima» può essere legato a un evento o a una verifica interna. Se il motivo non è stato dichiarato, fatene una domanda senza cercare di indovinare intenzioni nascoste.
Definite i vostri limiti
Annotate che cosa potete approvare, per quali decisioni servono i colleghi e quali dipendenze limitano le opzioni. Stabilite che cosa fare senza un accordo. Evitate concessioni che il gruppo non può rispettare soltanto per chiudere positivamente l’incontro.
Preparate opzioni e domande
Cercate combinazioni di condizioni. Per ogni opzione indicate risultato, dipendenze e conseguenze. Aprite la prossima riunione verificando che cosa è cambiato, poi discutete le opzioni su una base di fatti condivisi.
Discussione su un avvio anticipato
L’esempio didattico seguente è fittizio. Nomi, condizioni e risultati servono esclusivamente a spiegare il metodo.
Non ci serve tutto entro l’inizio del mese. Conta mostrare un caso d’uso funzionante in una riunione interna. Il resto si può aggiungere dopo.
La posizione di anticipare l’avvio nasce dall’interesse a mostrare un caso d’uso. Si può quindi discutere di una prima fase limitata. Il cliente non ha però accettato qualsiasi riduzione del risultato.
Chiarite il caso d’uso, le condizioni della dimostrazione e il criterio per considerarla pronta. Il gruppo verifica a parte la fattibilità della fase. Fino ad allora è una proposta da discutere e la scadenza rimane aperta.
| Informazione | Stato | Azione prima della riunione |
|---|---|---|
| Serve una dimostrazione interna | Detto dal cliente | Chiarire le condizioni della dimostrazione |
| Basta un caso d’uso | Discusso come possibilità | Concordare l’ambito |
| Il gruppo può prepararlo in tempo | Ipotesi per ora | Verificare la stima del lavoro |
Scheda per preparare la prossima trattativa
Riservate colonne separate alle informazioni confermate e alle supposizioni. L’incontro è più facile da condurre se il gruppo parte dallo stesso quadro.
Obiettivo del prossimo incontro: Accordi confermati: Condizioni e dipendenze: Domande aperte: Posizioni delle parti: Interessi dichiarati: Ipotesi da verificare: Nostri poteri decisionali e limiti: Opzione A / condizioni / conseguenze: Opzione B / condizioni / conseguenze: Che cosa facciamo senza accordo: Come registreremo il prossimo risultato:
Controllate che il gruppo sia pronto
- Le frasi condizionali sono riportate per intero.
- Le motivazioni altrui non sono presentate come fatti accertati.
- È chiaro chi può approvare le decisioni in discussione.
- Le dipendenze di ogni opzione sono state controllate.
Entriamo nei dettagli
Devo preparare una risposta a ogni possibile osservazione?
È più utile conoscere fatti, limiti e domande che possono cambiare la decisione. Un copione rigido può impedire di ascoltare informazioni nuove.
Che cosa fare se manca la registrazione precedente?
Confrontate appunti e documenti confermati. Segnalate i ricordi discordanti e chiariteli all’inizio dell’incontro senza presentarli come fatti.