동료에게 프로젝트를 인계하는 체크리스트와 템플릿
파일 폴더는 팀이이 솔루션을 선택한 이유, 고객에게 약속 한 것 및 놓치지 말아야 할 기간 동안 설명하지 않습니다.
컨텍스트를 작업과 함께 전달새로운 책임은 정보의 3개 수준이 필요합니다
짧은 응답
프로젝트를 다른 직원에게 전달하려면 간단한 상태지도, 최신 문서, 이유가있는 의사 결정, 즉각적인 조치 및 공개 질문 목록을 준비하십시오. 이 카드를 호출 한 다음 이해와 액세스를 확인하십시오. 대화를 녹음하면 뉘앙스와 짧은 문서를 보존하는 데 도움이됩니다. 중요한 것을 빠르게 찾으십시오. 아래는 체크리스트, 템플릿 및 채우기 예입니다.
목차
전송시 일반적으로 손실되는 것
한 동료가 폴더에 대한 링크를 보내 "거기에 모든 것이 있습니다."라고 말했습니다. 하루 후, 그는 마지막 텍스트에 동의 할 레이아웃과 이전 통합을 사용할 수없는 이유를 물었다. 공식적으로 자료는 이전되지만 전 관리자없이 여전히 일하기가 어렵습니다.
가장 자주, 연결이 부족합니다. 해결책은 원인, 작업 → 의존성, 약속 → 출처입니다. 그들은 전면에 가져와야합니다. 서신의 역사는 응용 프로그램과 함께 남겨질 수 있지만 프로젝트의 상태를 이해하는 유일한 방법은 아닙니다.
실용적으로 프로젝트 이전 시베리x 규정 협상의 자료의 보존과 고객과의 새로운 지도자의 지인에게 특별한주의를 기울입니다. 팀 내에서는 일련의 단계가 프로젝트에 따라 다르지만 구두 계약은 문서에도 명확한 위치를 얻어야합니다.
작업이 레코드 저장에만 있는 경우, 사용 Transcription 아카이브 시스템. 프로젝트의 이전은 사람이 현재 작업을 이해한다는 것을 확인해야 합니다.
통화 전에 수집 할 내용
송신기 및 수신기를 할당합니다. 주요 책임자가 변경되고 전환 문제에 대한 책임이있는 날짜를 지정합니다. 따라서 두 사람 사이에 작업이 중단되지 않습니다.
| 블록 | 무엇을 준비해야합니까? | 그것을 충분히 이해하는 방법 |
|---|---|---|
| 목적과 경계 | 필요한 결과는 무엇입니까; 현재 단계에 무엇이 있습니다. | 동료는 전체 이야기를 다시 말하지 않고 작업을 설명 할 수 있습니다. |
| 주 | 준비된 것, 차단 된 수표에 무엇이 있는지. | 상태는 관련 자료와 일치합니다. |
| 문서 | 현재 버전, 소스, 요구 사항 및 솔루션에 대한 참조. | 어떤 파일을 사용할지 분명하며 열립니다. |
| 사람과 역할 | 누가 동의하고, 수행하고, 조언하고, 논쟁의 여지가있는 문제를 해결합니다. | 다음 단계에서는 원하는 연락처 또는 작업 채널이 알려집니다. |
| 약속 및 타임라인 | 참가자들이 확인한 것과 무엇이 달려 있는지. | 모든 중요한 약속에는 출처가 있습니다. |
| 위험 및 질문 | 알려지지 않은 것; 누가 명확히하고 어느 점을 지적해야합니다. | 불확실성은 “업무에서”의 지위로 위장하지 않습니다. |
링크에서 별도로 액세스를 확인합니다. 문서의 주소의 가용성은 그것에 대한 권리를 의미하지 않습니다. 풀 타임 방식으로 액세스 권한을 부여하고지도에서 시스템과 역할을 수정하십시오. 일반 문서의 암호 및 비밀 키는 전송되지 않습니다.
프로젝트에 전화하는 방법
반년 동안 연대기가 아닌 현재 작업으로 시작하십시오. 새로운 책임은 먼저 무엇을해야합니까? 이 단계에서 오류를 피하기 위해 필요한 지식은 무엇입니까?
- 결과 및 현재 상태를 보여줍니다. 관련 자료를 엽니 다.
- 다음 행동을 처리하십시오. 연기자, 모든 사람의 용어 및 의존성을 명확히하십시오.
- 논란의 여지가있는 결정을 설명하십시오. 왜 다른 옵션을 포기했는지; 어떤 제한이 적용됩니다.
- 열린 질문의 이름. 누락 된 답변을 생각해 내려고하지 마십시오.
- 동료가 계획을 다시 말하게하십시오. 다음 단계와 지연이 가능한 장소를 설명하겠습니다.
- 전달할 것을 수정하십시오. 각 갭에 대한 책임자를 임명하십시오.
회의를 녹화하는 경우 참가자와 미리 동의하고 조직의 규칙을 따르십시오. 대화 중에 "이제 카탈로그의 레이아웃, 버전 4가 열려 있습니다."라는 단어로 문서를 호출하십시오. 화면이없는 텍스트 전사의 복제본 "여기 모든 것이 변경되었습니다"는 많은 설명을하지 않습니다.
프로젝트 전송 문서 템플릿
프레임을 복사하고 필요한 필드 만 입력합니다. 첫 번째 화면이 작업 시작에 유용하도록 응용 프로그램에 대한 자세한 스토리를 넣었습니다.
프로젝트 / 단계: [이름].
상태 에: [날짜 및 시간].
전송 / 수락: [역할 또는 이름].
주요 책임의 변경: [날짜].
단계 결과
[준비되어야하고 어떤 근거로 확인해야 합니다.]
현재 상태
준비: [목록].
검사에: [목록].
차단 : [작업 및 원인].
다가오는 행동
[행동 — 책임 — 용어 — 의존성.]
솔루션 및 제한
[솔루션 — 원인 — 확인원.]
현재 자료 및 접근
[문서 / 시스템 — 대상 — 버전 — 확인되거나 요청된 액세스.]
열린 질문
[문제는, 누가 명확히 해야 하는지, 언제 답이 필요할 때.]
전환 기간
[명확증을 보내는 곳; 긴급한 결정을 내리는 사람.]
수락 확인
[수신자가 이미 확인한 것; 다른 무엇이 당신을 계속하지 못하게합니다.]
예: 카탈로그의 릴리스를 동료에게 전송
가상 상황: 관리자가 카탈로그 프로젝트를 다른 직원에게 전송합니다. 이용 약관 및 상황은 예로만 제공됩니다.
무대의 목적. 고객을 위한 12 페이지 카탈로그 레이아웃을 준비하십시오.
준비. 구조는 동의하고, 사진은 수신되고, 페이지 1-8은 버전 4의 레이아웃으로 수집됩니다.
차단기. 9–12 페이지에 대한 설명은 없습니다. 고객은 9 월 28 일에 그들을 보낼 것을 약속했습니다. 확인 – 9 월 23 일자 편지에서.
중요한 결정. 카탈로그의 가격은 다음을 포함하지 않습니다. 고객은 별도로 업데이트합니다. 버전 2에서 가격표를 반환하지 마십시오.
다음 단계. 9 월 28의 새로운 관리자는 설명의 영수증을 확인합니다. 디자이너를받은 후 나머지 페이지의 조립 날짜를 확인합니다.
열린 질문. 고객의 부분에 누가 마침내 기술적 특성을 확인? 전체 레이아웃을 보내기 전에 답변을 받아야합니다.
검증. 동료는 버전 4를 열고 약속 된 마감 기한이있는 편지를 발견하고 총 기간이 여전히 설명에 의존하는 이유를 설명했습니다.
이 항목에서, 국가, 그리고 결정의 이유, 그리고 행동이 눈에 뙬다. "카탈로그가 거의 준비되었습니다"와 "클라이언트 대기"라는 문구는 새 관리자에게 그러한 이해를 제공하지 않습니다.
녹음 및 전사 사용 방법
통화 후, 녹음과 함께 문서를 확인합니다. 놓친 조건, 결정 이유 및 동료의 질문을 추가하십시오. 전체 대화를 듣기 위해 사람을 보내지 않도록 어려운 장소에서 타임 코드를 저장하십시오.
예를 들어, “프린터 형식 제한 – 전송 기록, 18:40.” 그러나 답변 자체는 여전히 지도에 간략하게 설명되어 있습니다. 주요 콘텐츠 대신 뉘앙스를 확인하려면 시간 코드가 필요합니다.
이전 문서와 회의에서 단어 사이에 차이가있을 때 질문을 수정하십시오. 송신기의 구두 신뢰는 이전에 동의 한 조건을 자동으로 취소하지 않습니다. 변경 사항이 허용되는 장소 및 대상 지정 및 확인 후 현재 버전을 업데이트합니다.
클라이언트는 일반적으로 별도의 짧은 메시지가 있습니다. 이제 프로젝트를 수행하는 사람, 신청해야 할 질문 및 다음 단계는 무엇입니까? 내부 의심, 공식 의견 및 그러한 메시지에서 팀의 전체 역사는 필요하지 않습니다.
이전을 확인하는 5가지 질문
- 가장 가까운 결과는 무엇이며 누가 확인할 것입니까?
- 먼저해야 할 일은 무엇이며 마감일은 무엇에 달려 있습니까?
- 현재 파일은 어디에 있으며 열리나요?
- 어떤 중요한 결정을 실수로 취소 할 수 없습니까?
- 답변되지 않은 다른 질문은 무엇이며 누가 그들을 폐쇄하는 데 도움이 될까요?
질문 중 하나가 답변되지 않으면 이전이 계속 될 수 있지만 격차는 명확해야합니다. 소유자와 해명 기한을 적어 두십시오. 이것은 공식적인 메시지 "모든 것이 전송된다"는 것보다 더 유용하며, 그 후에 사람은 알 수없는 사람들과 홀로 남겨집니다.
자주 묻는 질문
프로젝트는 문서에 의해서만 제출할 수 있습니까?
때로는 조건이 간단하다면 문서가 적절하고 수신자가 이해를 확인했습니다. 복잡한 컨텍스트의 경우 문서가 업데이트 된 문제에 대한 짧은 분석이 유용합니다.
전체 이야기를 해야 하나요?
아니요. 첫째, 작업의 지속에 영향을 미치는 것을 전달하십시오. 전체 서신 및 이전 버전을 명확한 이름의 액세스 가능한 응용 프로그램으로 남겨 두십시오.
이전 직원이 사용할 수없는 경우 어떻게해야합니까?
작업, 문서 및 서신에서 확인 된 정보를 수집합니다. 알 수없는 것을 별도로 나열하고 팀과 클라이언트의 우선 순위 질문을 지정합니다. 확인 된 배열에 대한 개조를 발행하지 마십시오.
통화 레코드가 프로젝트 맵을 대체합니까?
아니요. 기록은 세부 사항을 저장하지만 조건과 다음 단계를 신속하게 이해하려면 짧은 카드가 필요합니다. 전사는이 두 재료를 연결하는 데 도움이됩니다.
비교를 위한 실제적인 물자: Siberiax — 프로젝트를 개발로 이전. 이 기사는 자체 보편적 인 템플릿과 교육 상황을 제공합니다.
프로젝트 이전의 뉘앙스 저장
Transkribator에서 작업 통화 녹음을 해독합니다. 타임 코드가있는 텍스트는 간단한 메모에서 쉽게 잃을 수있는 의사 결정, 조건 및 열린 질문에 대한 이유로 프로젝트 맵을 보완하는 데 도움이됩니다.
소집을 텍스트로 변환텍스트를 사용하기 전에 원본 레코드의 중요한 문구 및 시간 코드를 확인하십시오.