Come scrivere istruzioni di lavoro per un dipendente: modello ed esempio

In primo luogo, determinare l'inizio e la fine

“Dimmi come lavori” è una richiesta troppo ampia. Un collega esperto inizierà a elencare i compiti, sarà distratto da rari casi e mancherà le solite azioni. Nomina un risultato specifico: ad esempio, prepara i materiali che il cliente ha inviato per inserire le notizie.

Annota l'evento di partenza e il segno di completamento. Inizio: il gestore ha ricevuto testo e immagini. Fine: all'editor viene dato un kit che può essere preso in funzione senza ulteriori ricerche. Tutto tra loro dovrebbe spiegare come ottenere questo risultato.

Qui stiamo parlando di istruzioni pratiche per l’operazione di lavoro. Non dovrebbe essere automaticamente considerata un'istruzione ufficiale, un documento di sicurezza sul lavoro o un regolamento legale obbligatorio: tali documenti hanno un altro compito.

Cosa chiedere al membro dello staff sulla revisione

Chiedi un caso normale dall'inizio alla fine. Se il processo avviene sullo schermo, una dimostrazione è utile: la frase “scelta dello stato desiderato” senza il nome di stato non aiuterà il principiante. La registrazione e la trascrizione salveranno la spiegazione e aggiungeranno le immagini dello schermo separatamente dove è necessario vedere l'elemento.

Non cercare immediatamente di modificare il discorso in modo bello. In primo luogo, porre brevi domande chiarificatrici. Le condizioni nascoste appaiono spesso dopo “e se...”

Salva i timecode vicino ai controversi punti di bozza. Se l’esperto ha detto “di solito farlo”, specificare quale regola è in vigore ora. Un esempio dell’abitudine di una persona non è ancora uguale all’ordine concordato per l’intera squadra.

Come trasferire i materiali per le notizie

Di seguito la situazione immaginaria del team editoriale. I nomi dei ruoli e delle condizioni sono necessari ad esempio; sostituirli con le proprie regole.

1. Controlla il kit

   Aprire i materiali inviati. Assicurati che ci siano testi, immagini e firme concordati. Se è necessaria una conferma separata dell'utilizzo dell'immagine nel comando, includerla in questo elenco.

2. Richiedi il mancante

   Se qualcosa non lo è, elenca le lacune specifiche in un messaggio al gestore. Non segnare il kit pronto. Riaprire il controllo dopo aver ricevuto la risposta.

3. Raccogliere i materiali insieme

   Posizionare le versioni correnti nella cartella delle attività. Dai ai file nomi chiari. Verificare il collegamento con l'accesso che l'editor avrà: la possibilità di aprire la cartella dall'autore non dimostra ancora disponibilità per un collega.

4. Passa il kit finito

   Scrivere l'editor il nome delle notizie, il link alla cartella e l'elenco dei file. Specificare le domande aperte se è consentito loro di essere indirizzati alla fase successiva. Pronto a notare secondo la regola adottata nella vostra squadra.

Nell’esempio, non esiste un periodo inventato “entro un’ora”: non si può ottenere dalla replica originale. Il termine deve essere chiamato proprietario del processo. Sono inoltre specificati il sito di stoccaggio, il responsabile e la regola del trattamento dei casi urgenti.

Modello di istruzione di lavoro

Nome dell'operazione:
Quando usare:
Chi esegue:
Cosa preparare e quali accessi sono necessari:
Il risultato da ottenere:

Passo: [azione]
Dove: [sistema / documento / luogo di lavoro]
Come verificare il risultato del passaggio:
Se la condizione non è soddisfatta:

Quando fermarsi e a chi rivolgersi:
Esempio del risultato finito:
Istruzioni titolare:
Versione e data di verifica:
Cosa è cambiato in questa versione:

Inizia il passo con l’azione: “aperto”, “confrontare”, “passare”. Se è necessario modificare il programma tre volte in una riga o prendere diverse decisioni, dividerlo. Spiega “perché farlo” punta accanto quando aiuta a evitare errori.

Utilizzo di screenshot per un luogo difficile, non per ogni clic ovvio. Firma cosa trovare su di esso. Il passaggio di testo dovrebbe rimanere chiaro se l'immagine non è stata caricata o l'interfaccia è leggermente cambiata.

Dare il documento a una persona senza sollecitare

Chiedi a un collega di trasmettere le istruzioni sul compito di formazione. Non intercettare il lavoro al primo hit-and-to-hatch: prima annota quello che gli mancava. Se chiede “dove ottenere questo file?”, aggiungere i dati originali. Se hai fatto diversamente, controlla se c'è un criterio di selezione nel testo.

Dopo le correzioni, ripetere solo le aree problematiche. Quindi, assicurarsi una versione corrente e il proprietario per segnalare una modifica del processo. La data di verifica è più utile della promessa che il documento è “universale”. Quando si modifica il programma, il ruolo o i dati di input, tornare ai passaggi interessati.

• È chiaro da quale evento inizia il lavoro.
• Ogni passaggio contiene un’azione e una condizione necessaria.
• C'è un esempio di risultato, non solo una descrizione del processo.
• Le eccezioni portano a una prossima azione comprensibile.
• Il collega ha potuto superare il processo del documento.
• Le istruzioni hanno il proprietario e la versione attuale.