従業員向けの作業手順書の書き方：テンプレートと記入例

まず、始まりと終わりを決める

「あなたの働き方を教えてください」というリクエストはあまりにも広すぎる。経験豊富な同僚が職務をリストアップし始め、まれなケースに気を取られ、通常の対応を逃すことになります。特定の結果に名前を付けてください。たとえば、クライアントがニュースを掲載するために送信した資料を作成します。

開始イベントと完了のサインを書き出してください。開始:マネージャーはテキストと画像を受け取りました。終了:編集部には、追加の検索なしで作業に取り込むことができるキットが与えられる。彼らの間にあるすべてのことは、この結果を得る方法を説明すべきである。

ここでは、作業作業の実用的な手順について説明しています。自動的に公式な指示、労働安全文書、または義務的な法的規制と見なされるべきではありません。そのような書類には別の課題があります。

スタッフにレビューで尋ねるべきこと

最初から最後まで通常のケースを1つ確認してください。画面上でプロセスが進行する場合、デモンストレーションが役立ちます。ステータス名なしで「希望のステータスを選ぶ」という表現は初心者にとって役に立ちません。記録と文字起こしは説明を保存し、画面画像を個別に追加し、実際に要素を確認する必要があります。

すぐにスピーチを美しく編集しようとしないでください。まず、簡単なわかりやすく質問してください。「もしも...」の後に、隠れた状態が現れることがよくあります。

物議を醸しているドラフト枠の近くにタイムコードを保存してください。専門家が「通常これを行う」と言った場合、現在有効となっているルールを明記してください。一人の人の習慣の一例は、チーム全体の合意された順序とまだ一致していない。

ニュース用の資料を転送する方法

以下は編集チームの架空の状況です。役割や条件の名前は、たとえば、自分のルールに置き換える必要があります。

1. キットを確認してください

   送信した資料を開いてください。合意されたテキスト、画像、および署名がそれらに用意されていることを確認してください。画像使用の確認がコマンド内で別途必要である場合は、このリストに含めてください。

2. 行方不明者を請求してください

   もし何かがない場合は、マネージャーへのメッセージに特定のギャップを列挙してください。キットの準備は不要です。回答を受け取った後、小切手を再開してください。

3. 材料をまとめて集めてください

   現在のバージョンをタスクフォルダーに配置します。ファイルに明確な名前を渡してください。エディタが持っているアクセス権を持つリンクを確認してください。著者からフォルダーを開く機能で、同僚の空き状況はまだ証明されていません。

4. 完成したキットを渡してください

   編集者にニュースの名前、フォルダーへのリンク、およびファイルのリストを記述してください。次の段階に紹介される場合は、公開質問を指定してください。チームで採用されたルールに従って、すぐにご了承いただけます。

例では、「1時間以内に」発明された期間は存在しない。元のレプリカからは入手できない。この用語はプロセスの所有者と呼ぶべきである。保管場所、責任、および緊急案件の処理規則も規定されています。

作業指示テンプレート

操作名:
使用するタイミング:
誰がパフォーマンスを行いますか:
準備すべきものと必要なアクセス:
得られる結果:

ステップ:[アクション]
場所:[システム/ドキュメント/職場]
手順の結果を確認する方法:
状態が満たされない場合:

いつ立ち止まるべきか、誰に頼るべきか:
完成した結果の例:
取扱説明書ホルダー:
バージョンおよび確認日:
このバージョンで何が変わったのか:

「開く」、「比較する」、「パス」という操作でステップを開始します。プログラムを1行で3回変更する必要がある場合、または複数の意思決定を行う必要がある場合は、分割してください。間違いを避けるのに役立つときに、それの隣に「なぜそうするのか」を説明してください。

スクリーンショットは、クリックするたびに難しい場所ではなく、難しい場所に使用します。何を見つけられるかサインしてください。画像が読み込まれていないか、またはインターフェースがわずかに変化している場合は、テキストステップは明確でなければなりません。

文書を人に提示せずに、本人に届けてください

同僚に研修課題に関する指示を尋ねる。最初のヒット・アンド・トゥ・ハッチで作業を遮らないで。まず、彼が欠けていたものを書き出しておく。「このファイルの入手先はどこですか?」と尋ねたら、元のデータを追加します。そうでない場合は、テキストに選択基準があるかどうかを確認してください。

訂正後、問題領域のみを繰り返します。次に、現在のバージョンと所有者を保護して、プロセスの変更を報告します。検証日は、文書が「普遍的」であるという約束よりも有用である。プログラム、役割、または入力データを変更する際は、影響を受ける手順に戻ります。

• 作業がどの出来事から始まるかは明らかである。
• 各ステップには、アクションと必要な条件が含まれています。
• 結果の例は、プロセスの説明だけでなく、ある例もある。
• 例外は、次の行動が理解できる結果につながる。
• その同僚は文書のプロセスを通過できた。
• 手順には所有者と現在のバージョンが含まれています。